Sie erhalten vor Beginn der Livetour eine E-Mail mit einen Einladungslink und ein Handout mit Hinweisen zur Einrichtung des Webmeetings mit BigBlueButton. Sie wählen sich zur vereinbarten Zeit ein und werden von der Moderation und dem Museumsguide begrüßt. Sobald alle startklar sind, gibt es noch einige Hinweise zu den Regeln während der Livetour und dann kann es losgehen.

Der BigBlueButton Server, auf dem alle Daten verarbeitet werden, wird von einem deutschen Dienstleister aufgesetzt. Das Programm versendet alle Daten transportverschlüsselt; das Kamerabild der Teilnehmer*innen ist ausgeschaltet, die Teilnahme ist über ein Pseudonym möglich, es werden keine Aufnahmen der Sitzungen angefertigt.